読み物
気持ちが伝わるメッセージの書き方
メールやメッセージのやり取りでは、声の調子も、表情も伝わりません。そのため、同じ文章でも、受け取る人によって、冷たく感じたり、きつく感じたりすることがあります。
「そんなつもりじゃなかったのに」という誤解を減らして、やわらかく気持ちを届けるためのコツを、まとめます。
1. 最初にひと言、気持ちを入れる
用件だけを書くと、そっけなく見えることがあります。最初に、ひと言添えてみましょう。
- ×「明日の件、変更できますか」
- ○「お疲れさま。明日の件なんだけど、少し変更できるかな？」
「お疲れさま」「ありがとう」「急にごめんね」のようなひと言があるだけで、受け取る側の気持ちがやわらぎます。
2. 「断定」を少しゆるめる
強い言い方は、きつく聞こえやすくなります。
- ×「それは違うと思う」
- ○「私は、こう考えたんだけど、どうかな」
「〜かな」「〜と思う」「〜はどう？」と、相手に返す余地を残すと、やり取りがやわらかくなります。
3. 長い文は、短く区切る
1つの文が長いと、読むのに疲れて、意図も伝わりにくくなります。
- 1文は、60文字くらいまで
- 話題が変わるところで、改行する
- 伝えたいことが複数あるなら、箇条書きにする
スマホの小さな画面では、短い文のほうが、読みやすくなります。
4. 返信の速さは、気にしすぎない
すぐに返信しなければ、と焦る人も多いでしょう。けれど、返信が遅いのは、相手への気持ちが薄いからとは限りません。仕事中や、運転中、疲れている日もあります。
- 急ぎでないときは、落ち着いてから返してよい
- すぐに返せないときは、「あとでゆっくり返すね」と、ひと言だけ先に送る
相手の返信が遅いときも、「忙しいのかな」と、ゆったり構えるのがおすすめです。
5. 絵文字やスタンプは、気持ちの補助として
文字だけだとそっけなくなる場面で、絵文字やスタンプは役に立ちます。
- うれしい気持ちを、やわらかく伝える
- きつい言葉を、少し和らげる
- 「怒っていないよ」という雰囲気を出す
ただし、ていねいにしたい相手（目上の人や、仕事の相手）には、控えめにするのが無難です。使いすぎると、軽く見えることもあります。
6. 気持ちが高ぶっているときは、送らない
怒っているとき、悲しいとき、すぐに返信すると、あとで後悔することがあります。いったん書いてみて、送らずに、時間をおきます。
- 下書きに保存して、翌朝に読み返す
- 読み返して、きつい言葉があれば直す
- それでも伝えたいなら、送る
書くだけで気持ちが整理されて、送らなくても済むこともあります。
7. 誤解されたかな、と思ったら
送ったあとで、きつい言い方だったかもしれない、と気づくことがあります。そのときは、早めに、ひと言添えるのがいちばんです。
- 「さっきの言い方、きつかったかも。ごめんね」
- 「ちょっと言葉が足りなかった。こういう意味だったんだ」
早めの補足は、誤解を大きくしません。
場面別、書き出しの例
仕事の相手に
お世話になっております。〇〇の件で、ご相談があります。お手すきのときに、ご確認いただけますか。
友だちに、久しぶりの連絡
ひさしぶり！ふと思い出して連絡したよ。元気にしてる？
お願いをするとき
お忙しいところ、ごめんね。ひとつ、お願いしたいことがあって。無理だったら、遠慮なく言ってね。
「無理だったら、言ってね」のひと言があると、相手が断りやすくなり、お願いされた側の気持ちも軽くなります。
送る前の、30秒チェック
- 宛名や、名前は合っているか
- 最初に、ひと言添えたか
- 強い言い方になっていないか
- 声に出して読んで、不自然なところがないか
送る前に、一呼吸おくだけで、誤解の多くは防げます。
返信が来ないときの考え方
メッセージを送っても、返信が来ない。そんなとき、「何か悪いことを書いたかな」と不安になることがあります。でも、多くの場合は、ただ忙しいだけです。
- 1日〜2日は、ゆっくり待つ
- 急ぎの用件なら、別の方法（電話など）も使う
- 数日たっても気になるなら、「このあいだの件、見てもらえたかな？」と、軽く聞いてみる
待つあいだは、返信を気にしすぎず、自分の時間を過ごすのがいちばんです。
練習のしかた
メッセージの書き方は、慣れで上達します。人に送る前に、話し相手のアプリで、気持ちの伝え方を試してみるのも1つの方法です。ヒナタでは、ひなたに送ったメッセージへの返事を見ながら、言葉づかいを確かめることができます。
