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電話が苦手な人の話す練習
病院の予約、お店への問い合わせ、仕事の連絡。メッセージなら気軽に送れるのに、電話となると、かける前に何度もためらってしまう。そんな人は少なくありません。
苦手の正体は、たいてい慣れと準備の不足です。性格のせいにしなくて大丈夫。かける前に何を用意するか、最初に何と言うか、ひとりでどう練習するかを、順に見ていきます。
電話がむずかしく感じる理由
電話には、ほかのやり取りにはない特徴があります。
- 相手の表情が見えない
- すぐに返事をしなければならない
- 言ったことを取り消せない
- 沈黙が長く感じる
どれも、準備と慣れでずいぶん軽くなります。特に「すぐに返事をしなければならない」という不安は、何を話すかを先に決めておくだけで、かなり小さくなります。
かける前の準備
用件を1行で書く
電話をかける前に、「何のためにかけるのか」を1行で書いておきます。
「10月5日の午後に、カットの予約を取りたい」「先週注文した商品が、まだ届いていないことを伝える」
この1行があれば、途中で頭が真っ白になっても、そこに戻ってこられます。
聞かれそうなことを考えておく
予約なら、名前、電話番号、希望の日時。問い合わせなら、注文番号や購入日。相手に聞かれそうなことを先に書き出して、答えを手元に用意しておきます。予定表や資料も、すぐ見られるところに開いておきましょう。
かける時間を選ぶ
お店や病院は、開いた直後やお昼どきは電話が混みあいがちです。少し時間をずらしてかけると、相手も落ち着いて話を聞いてくれます。営業時間も、かける前に確かめておくと安心です。
静かな場所を選ぶ
周りがうるさいと、聞き取れない不安が増えます。落ち着いて話せる場所から、かけるようにしてください。
切り出しの言い方
いちばん緊張するのは、相手が出た直後です。最初の言葉は、型をそのまま使えば大丈夫です。
- 「お忙しいところすみません。〇〇と申します。〇〇の件でお電話しました」
- 「予約をお願いしたいのですが」
- 「お問い合わせしたいことがあって、お電話しました」
仕事で相手の時間をもらうときは、こう添えると丁寧です。
- 「いま、少しお時間よろしいでしょうか」
用件は、最初に短く言ってしまうのがコツです。前置きが長くなると、自分でも何を言いたかったのか分からなくなります。
聞き取れなかったときの言い方
聞き取れなかったまま話を進めるのは、いちばん避けたいことです。聞き返すのは失礼ではありません。
- 「恐れ入ります、もう一度お願いできますか」
- 「念のため、確認させてください。〇日の〇時で、よろしいですか」
- 「少し電話が遠いようで、もう一度お願いします」
2つ目のように、聞いた内容を繰り返して確かめる言い方は、予約の日時や金額など、まちがえると困ることを確かめるときに役立ちます。
すぐに答えられないとき
相手に聞かれたことが、その場で分からないこともあります。無理にその場で答える必要はありません。
- 「確認して、あらためてご連絡してもよろしいでしょうか」
- 「少しお時間をいただいてもよろしいですか」
いったん電話を終えて、落ち着いて調べてからかけ直すほうが、まちがいも少なくなります。
留守番電話に残すとき
相手が出ずに留守番電話につながると、あわててしまう人も多いものです。残す内容は、次の4つで十分です。
- 名前
- 用件を短く
- 折り返してほしいかどうか
- 自分の電話番号
「〇〇と申します。〇〇の件でお電話しました。お手数ですが、折り返しお電話をいただけますか。番号は〇〇です。失礼いたします」。この型をメモしておけば、留守番電話も怖くなくなります。
終わり方
用件がすんだら、お礼を言って切ります。
- 「ありがとうございました。失礼いたします」
相手が切ったのを確かめてから切ると、あわてずにすみます。
ひとりでできる練習
声に出して読む
用件のメモと、切り出しの言葉を、実際に声に出して読んでみます。頭の中で考えるのと、口に出すのとでは、思った以上にちがいます。
録音して聞く
スマホで自分の声を録音して、聞き返してみてください。早口になっていないか、語尾が消えていないか。自分の話し方のくせが分かります。
ゆっくり話す
緊張すると、どうしても早口になります。自分では遅すぎるかなと思うくらいの速さが、相手にはちょうど聞き取りやすい速さです。文の終わりまで、はっきり言い切ることも意識してみてください。
短い電話から始める
営業時間の確認のような、すぐ終わる電話から始めるのがおすすめです。1回うまくいくと、次の電話のハードルが少し下がります。
完璧でなくていい
電話で少し噛んだり、言いまちがえたりしても、相手はほとんど気にしていません。用件が伝われば、それで十分です。
苦手なことに向き合っている自分を、責めすぎないでください。1回かけるごとに、少しずつ慣れていきます。
声で話すことに慣れる
電話への苦手意識は、声で話す回数を増やすことでも和らぎます。ヒナタでは、ブラウザからひなたに電話をかけられます。相手は、あなたの話を急かさずに聞いてくれるひなたなので、声で話す練習の最初の一歩にも向いています。
